В цепочке «издатель — дистрибьютор — оптовик — розница» Агентство распространения печати и информации «Сибирь» является дистрибьютором, мы работаем с крупнотоннажными партиями прессы, перевозим от Урала до Дальнего Востока около 800 тонн продукции ежемесячно. Среди клиентов компании — около 500 издателей. Понятно, что при таких объемах логистика становится одной из приоритетных задач компании. У нас есть склады в Москве, Тюмени, Сургуте, Новосибирске, Екатеринбурге, Красноярске, Иркутске, Чите, Улан-Удэ и Хабаровске. Доставка продукции клиентам осуществляется «до порога».
Мы многократно говорили о том, что наш рынок находится в кризисе и что нам всем не хватает денег. Возникает вопрос — как их заработать? Ответ очевиден: надо минимизировать издержки. Путь минимизации издержек давно всем известен: Генри Форд когда-то построил конвейер, то есть ввел стандарт, позволивший резко снизить себестоимость автомобиля.
Что же такое стандарт? Во-первых, стандарт подразумевает функциональность, т.е. он должен быть технологичен (удобен) для выполнения каких либо функций. Во-вторых, стандарт подробно описывает эти функции. И главное — стандарт должен заслужить всеобщее признание. Если мы все решаем, что в водке 40 градусов, то это становится стандартом, и напиток с другим градусом — уже не водка. Стандартизация в любой сфере услуг, по большому счету, приводит к улучшению качества этих услуг.
Стандартные требования к издателю
Приходя в нашу компанию, издатель должен предоставить следующие документы:
• свидетельство о регистрации печатного издания, справку о характере печатной продукции (на нерекламные издания и издания неэротического характера);
• санитарно-эпидемиологическое заключение (на детские и подростковые издания);
• справку о проведении сексологической экспертизы (на издания эротического характера);
• письмо-уведомление о присуждении штрих-кода изданию; учредительные документы и документы о регистрации; справку от налоговых органов о возможности применения УСН (если осуществляется деятельность на УСН);
• перечень технических характеристик издания;
• график выхода из печати и отгрузки на склад дистрибьютора.
Обращем внимание на уведомление о штрих-коде. На сегодняшний день почти все супермаркеты могут работать только со штрих-кодом, однако до сих пор примерно 30% журналов и 50% газет либо не осуществляют штрих-кодирование и, следовательно, попасть на продажу в супермаркеты не могут, либо делают это неправильно — всем номерам издания присваивается один штрих-код.
Итак, предоставление издателем всех вышеперечисленных документов — это единый стандарт для всех. На этих условиях мы заключаем договор.
Стандартные требования к поставщику
1. 100-процентная ремиссия по факту — мы готовы собрать со всех наших клиентов, расположенных на протяжении 7 тыс. км, ремиссию фактически.
2. Срок оплаты/оформления возврата на нереализованный тираж формируется в днях от даты поставки. Например, еженедельник имеет срок продаж семь дней. Технологический минимум для того, чтобы правильно сделать возврат для всей цепочки распространения, в этом случае составляет 28 дней, минимальный срок, необходимый для оплаты, — 35 дней. Соответственно, если издание выходит два раза в месяц, то сроки продаж и оплаты увеличиваются. Для ежемесячника минимальный срок для того, чтобы цикл распространения прошел правильно, составляет: на возврат — 50 дней, на оплату — 60 дней. Если издатель пытается установить меньшие сроки, он, таким образом, залезает в карман распространителям.
Мы считаем возможными следующие формы ремиссии:
• списание — документальное оформление без фактического предоставления нереализованного тиража;
• логотип — оформление ремиссии нереализованного тиража в виде первых обложек или их частей;
• фактический возврат — оформление ремиссии нереализованного тиража в виде целых изданий в товарном виде, со всеми газетами, купонами и в ненарушенной упаковке. В этой ситуации необходимо понять, что транспортная составляющая должна быть оплачена поставщиком отдельно.
Стандарт на заказ продукции
Наши поставщики в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске предоставляют информацию о выходе и заказе издания. Также они могут предложить анонсы и краткие характеристики издания, которые мы рассылаем нашим клиентам. Анонсы размещаются у нас на сайте либо рассылаются в виде листовок.
Когда все издатели предоставили свои заказы и график выхода, формируется сводный график заказов, который представляет собой:
• ежемесячный график;
• ежедневный бланк под названием «Сегодня к заказу» (рассылается по электронной почте всем нашим клиентам);
• график в нашем еженедельном издании «Пресса Сибири».
Сводная информация по заказу аккумулируется в компании. Существует стандарт на принятие решений до 13.00: клиент обязан до этого времени прислать файл или каким-либо другим способом проинформировать о своем заказе. Вся собранная информация передается поставщикам, после чего осуществляется отгрузка.
Порядок отгрузки тиража и оповещения об изменении условий
1. Продукция должна быть отгружена одной партией в строго согласованный срок.
2. Продукция отгружается в количестве, строго соответствующем заказу.
3. Отгрузка продукции сопровождается следующими документами: товарной накладной «ТОРГ-12», счетом-фактурой (если поставщик работает не по УСН), ТТН.
3. Продукция, имеющая единый рекомендованный день продаж (день релиза), отгружается как минимум за пять дней до даты релиза. Это необходимо, чтобы издание одновременно попадало на всю территорию нашей работы.
В этом случае для нас важны сроки изменения каких-либо условий. У издания могут меняться как технические параметры, так и другие характеристики. Минимальный срок, который нам необходим для того, чтобы все документы были оформлены правильно, если меняется цена, ставка НДС или периодичность, составляет две недели до заказа. Если изменяются технические характеристики (вес, полосность, цвет, стандарт упаковки, формат), а также срок и количество — необходима неделя до отгрузки.
Предоставление данной информации необходимо для своевременного оформления транспортировки.
Порядок транспортировки
Итак, мы обладаем достоверной информацией по срокам отгрузки, по параметрам издания и по отгружаемому количеству. Из согласованного графика отгрузки формируется график заказа транспорта — мы заказываем транспорт. Минимальный срок подачи заказа графика вагонов, по требованиями УФПС, составляет месяц. Мы используем только скорые поезда с почтово-багажными стандартными вагонами, емкость загрузки которых составляет 20 тонн. Соответственно, мы готовим все графики на месяц вперед, чтобы вагоны были заказаны правильно. После заказа транспорта происходит отгрузка продукции на склад дистрибьютора, фасовка на направления (экспедирование), загрузка в транспорт, отслеживание груза в пути и оповещение клиента о получении груза.
Если издатель не предоставил нам информацию по срокам или дал неверную информацию по параметрам издания, мы не сможем с ним корректно работать. Например, вышло издание с вложением, в связи с чем, вес издания увеличился в два раза — вместо 10 тонн издатель выпустил 20 тонн. Если информация об этом не была предоставлена заранее, мы не можем погрузить эти 20 тонн, потому что транспорт не заказан. В итоге груз к клиенту не попадает. Информация должна быть предоставлена заранее, и мы считаем это не просто хорошим тоном, а стандартом — без этого мы не можем работать.
Стандарты взаимодействия с клиентом
Схема взаимодействия с клиентом прописана в наших договорах и объясняется клиенту до заключения договора. Помимо этого, ему передается специальная книжечка, в которой описаны технологические стандарты работы.
При наличии информации по заказу издания происходит поставка продукции клиенту. Клиенту предоставляется предварительная информация о поставке — за сутки до прихода продукции на склад. Оформляется фактура, которая попадает в электронный расчетный баланс клиенту. Если произошел недосыл, брак, пересыл и т.д., возникает претензия — акт на недостачу, на брак и т.д. Вся информация попадает в корректировочную фактуру.
Точно так же строится график возвратов, по строго зафиксированной схеме. В фактуру возврата клиенту остается поставить только количество.
Ремиссия от клиента к издателю
У АРПИ «Сибирь» есть поставщики в различных регионах, которые предоставляют информацию о возврате издания, сформированную в виде графика. Существует еженедельный график, который публикуется в уже упомянутом издании «Пресса Сибири». После обработки необходимой информации создается фактура возврата, актуальная для каждого клиента, т.е. если клиент не брал, например, журнал Cosmopolitan, то этого издания нет в фактуре возврата.
Фактура возврата попадает на наш склад, и осуществляется возврат продукции поставщику. Такая схема значительно ускоряет срок обработки возвратов на складе.
Маркетинг, реклама, продвижение
Мы используем маркетинг в его классическом понимании — продвижение товара. Для того чтобы наша компания могла эффективно управлять тиражами, клиент должен предоставить полную характеристику сетей и торговых точек, места их расположения, возможность осуществления тех или иных акций. Некоторые сети могут, например, осуществлять конкурсы с киоскерами, а для других эта процедура невозможна.
При желании издателя АРПИ «Сибирь» берет на себя функции управления тиражами в регионе: мы прогнозируем продажи, распределяем тираж, готовим отчет о продажах по окончании проведения мероприятий, оперативный отчет в процессе продажи (online), осуществляем постмаркетинговое сопровождение тиража.
Мы придерживаемся двух основных схем взаимодействия с контрагентами по продвижению тиража. Одна из них подразумевает предоставление клиентам определенных маркетинговых услуг исполнителем — АРПИ «Сибирь». При реализации второй схемы взаимодействия АРПИ «Сибирь» становится агентом. Исполнителем в данном случае являются многочисленные розничные сети Сибирского региона. АРПИ «Сибирь» осуществляет для издателя функции работы в регионе за счет своих региональных представителей. Исполнителем в данном случае является не головной офис, а филиалы, которые осуществляют полный контроль за услугами, а АРПИ «Сибирь» осуществляет лишь функции контроля и передачи денег от издателя к исполнителю акции.